Gestion des achats : emballages / intrants / transports / laboratoires / nettoyage
Objectif
Assurer que les produits et services achetés ne deviennent pas une source de contamination des produits à destination de l'alimentation animale. Optimiser l’achat d’intrants conformes aux exigences qualitatives.
Que faut-il faire?
Gestion générale des achats
- Définir, formaliser et respecter des modalités de sélection, de suivi et d’évaluation de ses fournisseurs et tenir à jour la liste des fournisseurs référencés.
- Les résultats des suivis et évaluations doivent être enregistrés et conservés, y compris les décisions d’actions correctives.
Achat des intrants, emballages, transport et stockage vrac
- Prendre en compte les dangers physiques, chimiques et biologiques pour la rédaction des exigences qualitatives dans le cahier des charges à destination de ces fournisseurs [01-02].
- Réaliser les achats seulement auprès de fournisseurs référencés ou en cours de référencement par l'entreprise. Les fournisseurs d'intrants et de transport et de stockage vrac devront disposer d’un agrément ou d’un enregistrement délivré par l'administration.
- Privilégier les origines permettant d’assurer la traçabilité la plus complète afin de lutter contre les actes frauduleux.
- Exiger l’identification de chaque lot réceptionné afin d’assurer la traçabilité [01-02].
- Exiger de la part des fournisseurs qu'ils notifient, avant l'envoi d'un intrant, tout changement l’impactant : nouveaux composants ou auxiliaires technologiques ou modifications importantes des procédés de fabrication. Enregistrer toute communication de ce type.
- Communiquer auprès du personnel en charge de l'approvisionnement les fournisseurs, intrants, emballages et transporteurs autorisés pour la prise de commande.
Approvisionnement
- Permettre l’acheminement des intrants, en tenant compte des capacités de stockage et d’utilisation du site industriel,
- S’assurer d’une capacité de stockage suffisante : contrôle régulier des stocks, gestion des ruptures...
- S'assurer de la conformité des intrants approvisionnés, du respect des spécifications d'achats et des mesures de maîtrise associées,
- S'assurer de la disponibilité des intrants.
Contrôle à réception
- Définir pour chaque intrant les critères pertinents à contrôler en fonction des spécifications, notamment le protocole de contrôle à réception qui précise les critères suivants :
- la fréquence du contrôle,
- la méthode de contrôle (dont la prise d'échantillons)
- pour les produits en vrac : vérification de la traçabilité des matières précédemment transportées,
- les critères d’agréage,
- les actions correctives envisagées en fonction des dérogations possibles,
- si nécessaire, les modalités d'enregistrement du contrôle.
- Conserver les échantillons dans une échantillothèque [01-03].
Par exemple
Gestion générale des achats : Cette maîtrise peut inclure les fournisseurs d’intrants, d’articles de conditionnement, de prestations de suivi analytique, de transport, de prestation de stockage externe et de « travail à façon » ainsi que les fournisseurs associés aux processus de maintenance, de nettoyage/sanitation, de formulation, de métrologie et de maîtrise des systèmes et données informatiques.
Une assurance responsabilité civile professionnelle pourra être demandée aux fournisseurs.
Achat des intrants, emballages, transport et stockage vrac :
- Demander au fournisseur son numéro d’agrément ou d’enregistrement délivré par les Autorités lorsque son activité est soumise à cette exigence (fournisseurs d’intrants et de transport notamment).
- En complément des exigences règlementaires, les exigences qualitatives peuvent inclure la fourniture d’un certificat de conformité ou de bulletins d'analyses et ne peuvent être inférieures à celles existantes dans les guides de bonnes pratiques, cahiers des charges, addenda ou accords interprofessionnels relatifs à l’achat considéré.
- L'annexe danger de fraude pourra donner des pistes d'actions.
- Le cahier des charges QUALIMAT Transport pourra être utilisé pour assurer la maîtrise du transport.
Contrôle à réception : voir page « Réception Intrants »
S'assurer de la réception des certificats d'analyses exigés pour certaines matières premières avant leur utilisation.
Etapes principalement impactées par ces BP